プライバシーポリシー（Scribenアプリ）

1事業者

本サービス（Scriben スマートペン、Scriben モバイルアプリおよび Scriben Web アプリ。以下総称して「本サービス」）は、以下の事業者（以下「当社」）が提供しています。

2取得する情報

アカウント情報

Googleでログインすると、氏名、メールアドレス、プロフィール画像を取得します。ログイン時に求める権限は基本的な openid email profile のみで、ログインしただけではメールやカレンダーにアクセスすることはありません。

Appleでサインインすると、Appleから提供される氏名とメールアドレスを取得します。「メールを非公開」を選んだ場合は、実際のメールアドレスではなく、Appleが発行する中継用のメールアドレスを取得します。

ログインの認証には、Google LLCが提供するFirebase Authenticationを利用しています（第6条・第9条）。

録音と、録音から作成される情報

• Scriben Penまたはアプリで録音した音声
• 音声から作成した文字起こし（話者ラベルを含む）
• 文字起こしから作成したノート、要約、アクションアイテム、フォローアップ
• メモリー（以後のノートの文脈として使うため、Veraが録音から抽出する事実）

録音には、お客様ご本人だけでなく、会議に参加した第三者の発言や、その内容に含まれる個人情報が含まれる場合があります（第10条もご確認ください）。

連携したサービスのデータ

お客様が連携した場合に限り、第3条に記載する範囲で取得します。連携は、ログインとは別の明示的な操作です。

位置情報（任意）

ペンの置き忘れ通知を有効にした場合に限り、会議の前にペンを持っているかを確かめるため、端末上で位置情報を確認します。位置情報は端末内でのみ使用し、当社を含む外部には送信しません。

技術情報

ログイン状態を維持するためのセッションCookie、サービスの運用とセキュリティのための標準的なサーバーログ（IPアドレス、日時、エラー情報）および通知を届けるためのプッシュ通知用トークンを取得します（送信先は第9条）。

利用状況の情報

アプリは、本サービスの改善のため、利用状況の情報をお客様のアカウントに紐づけて当社のサーバーに送信します。送信するのは、操作の種類（画面の表示、機能の利用、ペンの接続の成否など）、エラーの種類、アプリのバージョン、端末の機種・OS、言語およびタイムゾーンです。録音、文字起こし、ノートの内容は含みません。この情報は当社のGoogle Cloud環境に保管し、第三者に提供しません。

要配慮個人情報について

当社は、人種、信条、病歴などの要配慮個人情報を、本サービスの機能として求めることはありません。ただし、お客様が録音した会話の内容にこれらが含まれる場合があります。お客様がご自身の要配慮個人情報を含む録音を本サービスに保存した場合、当社はその提供をもってお客様の同意があったものとして、本ポリシーに従い、お客様のコンテンツとして文字起こし等の機能の提供に必要な範囲でのみ取り扱います。他の方の要配慮個人情報を含む会話を録音する場合は、第10条に従い、必要に応じてご本人の同意を得てください。

3Googleユーザーデータ

Scribenは、お客様が有効にした機能に必要な、最小限のGoogle権限のみを求めます。ログインと連携は意図的に分けているため、アカウントを作成するだけでカレンダーやメールへのアクセスを求めることはありません。

限定的使用（Limited Use）

具体的には、例外なく以下を守ります。

• Googleユーザーデータを、いかなる広告にも使用しません。
• Googleユーザーデータを販売または貸与しません。
• Googleユーザーデータを、汎用的なAI・機械学習モデルの学習に使用しません。
• お客様の明示的な許可がある場合（不具合の調査をご依頼いただいた場合など）、セキュリティ上必要な場合、または法令で求められる場合を除き、当社の従業員がGoogleユーザーデータを閲覧することはありません。

保存するもの、保存しないもの

カレンダーの予定とメールは、Veraがブリーフを作成する時点で取得し、当社のデータベースには書き込みません。最近取得した下書きは、同じデータを繰り返し取得しないよう最大60秒間サーバーのメモリー上に保持し、その後破棄します。お客様のアカウントに保存されるのは、Veraが作成したブリーフであり、その元になったメールボックスではありません。

メールを連携していない場合も、Scribenはフォローアップを下書きします。その場合、下書きはお客様のメールアプリで開かれ、メールボックスにアクセスすることはありません。

4利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

1. 録音の文字起こし、ならびにノート、要約、アクションアイテムの作成
2. 文字起こしにおける話者の区別（「話者1」「話者2」などの区分）
3. モーニングブリーフの作成とメールでの配信、および承認・却下できるフォローアップの提案
4. 予定の作成など、お客様が明示的に承認した操作の実行
5. お客様が共有を選んだメモリーの、同じ組織のメンバーへの表示
6. アカウントの認証、本人確認およびお問い合わせへの対応
7. サービスの提供・維持、障害の調査、不正利用の防止およびセキュリティの確保
8. 本サービスの利用状況の分析および品質の改善（第2条「利用状況の情報」。録音等の内容は用いません）
9. 本サービスに関する重要なお知らせ（規約・ポリシーの変更など）の通知

当社は、広告目的のプロファイルを作成しません。また、お客様のコンテンツを汎用AIモデルの学習に使用しません。上記の目的を変更する場合は、変更前の目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、変更後の目的を本ポリシーで公表します。

5第三者への提供

当社は、個人データを販売しません。また、次の場合を除き、お客様の同意なく個人データを第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 利用目的の達成に必要な範囲で、個人データの取扱いを委託する場合（第6条）
• お客様が連携したサービス（Slack、GitHub、Linear、Jira、HubSpot、Zoomなど）に対し、お客様が承認した操作のために送信する場合

連携したサービスへの送信は、お客様がその都度承認した操作に限られ、お客様の同意に基づく提供として行います。これらのサービスの多くは米国その他の外国の事業者です（第7条）。

6委託先

本サービスの提供に必要な範囲で、以下の事業者に個人データの取扱いを委託しています。委託先に対しては、個人データの安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。

7外国にある第三者への提供

当社は米国の事業者であり、お客様の個人データは、第6条の委託先を含め米国で保管・処理されます。本サービスを日本からご利用いただく場合、個人データは米国に移転されます。

米国の個人情報の保護に関する制度

米国には、日本の個人情報保護法に相当する、民間事業者を包括的に対象とする連邦法はありません。分野ごとの連邦法（医療情報、児童のオンライン上の情報など）と、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA/CPRA）をはじめとする州法により、個人情報が保護されています。米国の制度については、個人情報保護委員会が公表している外国における個人情報の保護に関する制度等の調査をご参照ください。

外国にある第三者への提供についての同意

当社は、第6条の委託先を含む米国の事業者への個人データの提供について、お客様の同意をいただいたうえで行います（個人情報保護法第28条第1項）。本サービスのアプリでは、ご利用の開始前に本ポリシーと利用規約を表示し、お客様が両方を開いたうえで同意の操作をした場合に限り、ご利用いただけます。同意いただく前に、移転先の国の名称（米国）、米国の個人情報の保護に関する制度（上記）および移転先の事業者が講じている措置についての情報を、本条でお知らせしています。

委託先が講じている措置

各委託先が講じている個人情報の保護のための措置については、各社が公表しているプライバシーポリシーおよびセキュリティに関する情報をご確認ください。

なお、お客様が連携したサービス（第5条）への送信は、お客様ご自身の操作・承認に基づき、お客様の同意を得て行うものです。これらのサービスの多くは米国の事業者であり、米国の制度は上記のとおりです。各サービスが講じている個人情報の保護のための措置については、各サービスのプライバシーポリシーをご確認ください。

8保存期間

• 録音、文字起こし、ノート、メモリー：お客様が削除するか、アカウントを削除するまで保存します。
• 処理中の大容量アップロード：長い録音は、処理のため一時領域にアップロードされます。これらのファイルは処理後に削除され、遅くとも1日以内に自動で削除されます。
• Googleカレンダーとメールの内容：保存しません（第3条）。
• 連携サービスのトークン：そのサービスとの連携を解除するか、アカウントを削除するまで保存します。
• バックアップ：障害に備えたバックアップに含まれる情報は、お客様が削除した後も、バックアップの保存期間が満了するまで残ります。削除から最大30日で、バックアップからも消去されます。削除した録音ファイルは、最大7日で完全に消去されます。
• 利用状況の情報：1年間保存します。
• セキュリティ・監査の記録：お客様のアカウントで行われた操作（ノートの閲覧・編集・削除、アカウントの削除など）について、アカウントID、日時および接続元のIPアドレスを記録します。録音、文字起こし、ノートの内容は含みません。米国の医療情報の保護に関する規則（HIPAA）が求める保存のため、およびセキュリティ上の事故を調査するため、アカウントの削除後も含め、少なくとも6年間保存します。

9外部送信について

本アプリは、ログインの認証および通知の配信のため、以下の情報をお客様の端末から外部に送信します。

録音、文字起こし、ノートの内容がこれらの送信先に送られることはありません。

Googleでのログイン、またはAppleでのサインインを選んだ場合、端末はその認証のためにGoogle LLCまたはApple Inc.と直接通信します。

10他の方の録音について

Scribenは会話を録音します。会議の録音にあたっては、参加者に録音していることを伝え、必要な同意を得てください。録音の可否や必要な同意は、国・地域や状況によって異なります。録音に必要な同意を得る責任は、お客様にあります。

11安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損を防ぐため、以下の措置を講じています。

• 組織的安全管理措置：個人データの取扱いに関する責任者を定め、本番環境にアクセスできる者を業務上必要な者に限定しています。
• 人的安全管理措置：個人データを取り扱う従業者に対し、守秘義務を課し、取扱いに関する教育を行っています。
• 物理的安全管理措置：個人データは、物理的なアクセス管理が行われたGoogle Cloudのデータセンターで保管しています。
• 技術的安全管理措置：端末と当社サーバー間の通信はTLSで暗号化しています。アクセス制御により、各アカウントのデータは本人のリクエストの範囲に限定され、連携サービスのトークンはユーザーごとに保管しています。
• 外的環境の把握：個人データは米国で保管しています。米国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を講じています（第7条）。

完全に安全なシステムは存在しません。お客様のデータに影響する漏えい等が発生した場合は、法令に従い、個人情報保護委員会への報告およびお客様への通知を行います。

12開示等のご請求

お客様は、当社が保有するご自身の個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます）、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止を請求できます。

アプリでできること

• 録音の削除：録音と、そこから作成されたすべての情報をアプリから削除できます。
• 連携の解除：Scribenの「連携」画面から解除すると、当社が保有するアクセストークンが削除され、アクセスは直ちに終了します。Googleアカウントのmyaccount.google.com/permissionsから、Scribenのアクセス権を取り消すこともできます。
• アカウントの削除：Scriben iOSアプリの「設定」→「アカウントを削除」から、アカウントとそのコンテンツを削除できます。バックアップとセキュリティ・監査の記録の扱いは、第8条のとおりです。

ご請求の方法

上記以外のご請求は、件名に「個人情報の開示等の請求」と記載のうえ、ご登録のメールアドレスからhello@scriben.aiまでご連絡ください。ご登録のメールアドレスからのご連絡であることにより、ご本人であることを確認します。確認できない場合は、追加の確認をお願いすることがあります。確認のうえ、遅滞なく対応します。代理人によるご請求の場合は、代理権を確認できる書類をお送りいただきます。手数料はいただきません。

開示は、電磁的記録の提供（電子メールによるファイルの送付）により行います。書面の交付その他の方法をご希望の場合は、ご請求の際にお申し出ください。ご指定の方法による開示が困難な場合は、その旨をお知らせのうえ、書面の交付により開示します。

13苦情・お問い合わせ

個人情報の取扱いに関する苦情・お問い合わせは、hello@scriben.aiまでご連絡ください。

14年齢

本サービスは16歳未満の方を対象としておらず、16歳未満の方の個人情報を意図的に取得することはありません。16歳未満のお子様から情報が提供されたと思われる場合はご連絡ください。削除いたします。18歳未満の方は、親権者など法定代理人の同意を得たうえでご利用ください。

15本ポリシーの変更

本ポリシーを変更する場合は、本ページの日付を更新します。お客様に重要な影響がある変更の場合は、アプリ内でお知らせします。

日本国内のお客様には本日本語版が適用され、本日本語版を正文とします。英語版その他の言語版は参考のためのものです。